Notas Fiscais Recebidas

Notas Fiscais Recebidas — lançamento das notas dos fornecedores: dá entrada da mercadoria no estoque, atualiza custos e gera as duplicatas no contas a pagar.

Caminho no sistema Movimento → Notas Fiscais Recebidas

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Para que serve

Transformar a nota do fornecedor em movimento no sistema: estoque abastecido, custo dos produtos atualizado e financeiro gerado. É a etapa que fecha o ciclo da compra iniciado no pedido.

Quando utilizar

Quando a mercadoria comprada chega com a nota fiscal.
Ao lançar notas de despesas com entrada de produto (embalagens, insumos).
Após a conferência física da mercadoria contra o pedido.

Antes de começar

Tenha em mãos:

O XML da nota (baixado da tela de Documentos Fiscais Destinadas) ou o DANFE em mãos.
O pedido de compra correspondente.
A conferência física concluída (o que chegou confere com a nota).

Passo a passo

Passo	O que fazer	Para que serve / resultado
1	Abra o menu Movimento e clique em Notas Fiscais Recebidas.	Abre a tela com as notas de entrada lançadas.
2	Importe o XML da nota (ou inclua manualmente, se não houver XML).	A importação preenche fornecedor, itens, valores e impostos sem digitação.
3	Vincule ao pedido de compra.	O sistema compara a nota com o pedido (itens, quantidades e preços).
4	Confira as divergências apontadas (preço ou quantidade diferente do pedido).	Divergência real deve ser tratada com o comprador/fornecedor antes de concluir.
5	Confira o vínculo dos produtos do fornecedor com os produtos do sistema.	Na primeira compra de um item, associe o código do fornecedor ao seu produto.
6	Confirme as opções de movimentar estoque, atualizar custo e gerar financeiro.	Definem o efeito da entrada: estoque, custo do produto e duplicatas a pagar.
7 Impo impo	Conclua o lançamento. rtante: prefira sempre a importação do XML — sto.	Estoque entra, custo atualiza e as parcelas aparecem no contas a pagar. digitar nota na mão é a maior fonte de erro de custo e de

Campos principais

Fornecedor (emitente): quem emitiu a nota.Como preencher: Vem do XML; confira se é o fornecedor do pedido.
Número / Série da nota: identificação do documento.Como preencher: Vem do XML; usado para evitar lançamento duplicado.
Pedido de compra vinculado: a compra que originou a nota.Como preencher: Selecione o pedido correspondente para o comparativo automático.Observação: nota sem pedido dificulta a conferência de preços e o controle da compra.
Itens (produto do fornecedor × produto do sistema): o que está entrando.Como preencher: Confira quantidade, unidade (fator de conversão) e valor unitário de cada item.Observação: unidade errada na entrada (caixa × unidade) multiplica ou divide o estoque e o custo.
Frete / Despesas / IPI / ST: valores que compõem o custo.Como preencher: Vêm da nota; entram no custo final dos produtos.
Movimentar estoque / Atualizar custo / Gerar financeiro: efeitos da entrada.Como preencher: Movimentar estoque: dá entrada nas quantidades. Atualizar custo: recalcula o custo do produto com esta compra. Gerar financeiro: cria as duplicatas no contas a pagar.Observação: essas opções costumam vir configuradas — não as altere sem orientação.

Exemplo prático

Chegou a mercadoria da DISTRIBUIDORA ABC com a NF 4581, referente ao pedido de canetas já conferido.

Abrir Movimento → Notas Fiscais Recebidas e importar o XML da NF 4581.
Vincular ao pedido de compra da DISTRIBUIDORA ABC.
Comparativo: itens e quantidades conferem; preço igual ao pedido.
Conferir o vínculo do item do fornecedor com CANETA ESFEROGRÁFICA AZUL.
Manter: movimentar estoque, atualizar custo e gerar financeiro (2 parcelas).
Concluir: estoque +20 CX, custo atualizado e 2 duplicatas no contas a pagar.

Se a nota vier com preço diferente do pedido, pare e trate com o comprador antes de concluir.

Como conferir

O estoque dos itens aumentou nas quantidades da nota.
O custo dos produtos foi atualizado (quando configurado).
As duplicatas apareceram no contas a pagar com os vencimentos da nota.
O pedido de compra correspondente ficou como recebido.

Erros mais comuns

Erro	Consequência	Como evitar
Digitar a nota em vez de importar o XML	Erros de valor, imposto e item.	Importar o XML sempre que existir.
Lançar a nota sem conferência física	Paga-se por mercadoria que não chegou.	Conferir antes (rotina de Conferência) e só então dar entrada.
Vincular o item ao produto errado do sistema	Entrada no produto errado — dois estoques errados de uma vez.	Conferir o vínculo item a item na primeira compra.
Unidade/fator de conversão errado na entrada	Estoque e custo multiplicados ou divididos.	Conferir a unidade da nota contra a unidade do cadastro.
Lançar a mesma nota duas vezes	Estoque e contas a pagar duplicados.	O sistema avisa pelo número/série — não force o segundo lançamento.

Quando pedir ajuda

Não continue sozinho e procure o responsável ou o suporte quando:

a nota vier com preço ou quantidade diferente do pedido;
houver imposto destacado que você não reconhece (ST, IPI, DIFAL);
o item do fornecedor não tiver produto correspondente no sistema;
as opções de estoque/custo/financeiro estiverem diferentes do padrão;
for preciso corrigir uma entrada já concluída.

Resumo rápido

Para que serve: Dar entrada da nota do fornecedor: estoque, custo e contas a pagar.
Onde acessar: Movimento → Notas Fiscais Recebidas → importar XML.
O que preencher: Vínculo com o pedido, conferência dos itens e efeitos da entrada.
O que conferir: Estoque, custo e duplicatas gerados conforme a nota.
Principal cuidado: Importar o XML, conferir contra o pedido e nunca lançar sem conferência física.